Les stratégies managériales ont considérablement évolué. Cependant, certaines pratiques demeurent incontournables et le séminaire en fait partie. S’il est de coutume de rassembler les équipes dans un lieu précis pour ce type d’événement, le digital apporte un vent de révolution. Il est désormais possible de miser sur un séminaire entièrement digital ainsi qu’un team building en ligne.
Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?
Cet événement d’entreprise a pour objectif de regrouper les collaborateurs sur une journée (parfois plus) dans le but de booster la cohésion. Le team building fait partie intégrante des activités permettant de développer les soft skills. Plutôt que de mettre un salarié en compétition avec un autre, vous permettez à vos collaborateurs de tisser des liens, de mieux se connaître et de s’apprécier. En se sentant impliqué et intégré, chaque salarié assimilera mieux les valeurs de l’entreprise, ce qui contribue à l’amélioration de l’esprit d’équipe.
Qu’est-ce qu’un séminaire digital ?
Le concept est le même que pour un séminaire classique. En revanche, les collaborateurs n’ont pas besoin de se déplacer pour rejoindre un lieu de regroupement. Tout se fait en ligne, plus précisément par « visio ». Il suffit donc d’avoir un ordinateur et un accès à internet pour participer à l’événement.
Pourquoi digitaliser entièrement son séminaire ?
Depuis l’adoption massive du télétravail, le digital connaît un essor fulgurant au sein des entreprises. Bien que le présentiel soit repris dans un grand nombre de sociétés, rassembler ses troupes pour une journée de séminaire reste assez compliqué, notamment sur le plan logistique. Si vous deviez organiser un team building classique, il faudrait réserver un lieu, penser au transport, prévoir les collations et repas… ce qui n’est pas une mince affaire. En visio, chaque participant reste chez lui ou choisit un endroit qui lui convient.
De plus, la communication est largement simplifiée quand vous utilisez les ressources digitales. En amont ou le jour J, vous pouvez partager des documents informatifs. Le programme de la journée demeure accessible à chaque salarié inscrit à tout moment. Par ailleurs, vous pouvez anticiper les choses en envoyant un lien qui redirige vers une vidéo ou qui permet de rejoindre une visio conférence.
Techniquement, l’ordinateur est l’outil idéal mais avec les progrès des tablettes et Smartphones, tout salarié disposant d’un appareil pouvant se connecter à internet aura la possibilité de prendre part à l’événement en ligne.
La digitalisation vous fait ainsi gagner un temps précieux dans l’organisation en plus de favoriser une communication synchronisée, en direct.
Comment bien organiser son événement numérique ?
Il peut sembler compliqué de planifier un séminaire 100% digital mais en réalité, tout repose sur votre capacité d’organisation.
Faire le choix d’une plateforme numérique de visio fiable !
C’est une option qui vous permet d’assurer la sécurité des échanges qui auront lieu au cours de la journée tout en simplifiant l’accès aux différents participants. Pour cela, comparez les différentes plateformes qui permettent de réaliser des diffusions de qualité.
Aidez-vous des options mises à votre disposition pour déterminer la pertinence de votre choix. Certaines plateformes privilégient par exemple les accès sur inscription individuelle. D’autres permettent aux participants de rejoindre la visio en live ou sur invitation des autres personnes déjà en ligne. Vérifiez également les possibilités qui vous sont offertes par la plateforme comme la possibilité de partager et de télécharger du contenu numérique.
Faites également attention à choisir une plateforme de visio permettant d’accepter un grand nombre de personnes sans bug ou temps de latence sur les ordinateurs. La cybersécurité de la plateforme est également un élément clé car les informations échangées durant ces réunions de travail peuvent être confidentielles. Il est donc essentiel de choisir sa plateforme avec des accès sécurisé.
Animer votre séminaire avec un Team Building en ligne
Le team building est un vecteur d’interaction entre les membres de votre équipe. Il est donc indispensable de l’intégrer au séminaire numérique afin de dynamiser l’événement.
Renseignez-vous sur les activités qui permettent de s’amuser et de décompresser tout en renforçant la communication et la capacité à s’entraider. On peut citer les escapes games et chasses aux trésors. Il y a aussi les ateliers cuisine (tout le monde dégustera ce qu’il aura préparé à l’heure du repas). Les blind tests musicaux sont également intéressants, à condition de toujours former des équipes.
D’autres possibilités s’offrent évidemment à vous, l’essentiel étant de toujours adapter les animations aux objectifs que vous souhaitez atteindre via cet événement d’entreprise.
Proposer une touche physique en envoyant un coffret surprise à domicile
Créez un bel effet de surprise en prévoyant des cadeaux pour vos salariés. D’ailleurs, les séminaires offrent une excellente occasion de récompenser les plus méritants, d’offrir un cadeau de bienvenue aux nouveaux arrivants, de motiver ceux qui peinent un peu à suivre la cadence…
Dressez une liste des cadeaux que vous souhaitez offrir et prenez un peu d’avance sur leur expédition pour que tout le monde reçoive son coffret le jour J. Vous n’avez pas besoin de mobiliser des sommes importantes. Un mug, un coffret de mignardises ou des bougies assorties, feront plaisir à coup sûr. Selon votre budget, vous pourriez aussi offrir des plaids, des casques bluetooth, des bouteilles de vin, etc. En revanche, il reste vivement souhaitable de miser sur des objets personnalisés. Le logo de votre entreprise doit figurer sur le cadeau. Ajoutez ensuite un mot de remerciement ou un message encourageant.
Confier l’organisation de votre séminaire digital à une agence événementielle
Une agence spécialisée dans la création des événements d’entreprise vous sera d’une aide précieuse puisqu’elle possède le savoir-faire et l’expérience nécessaires pour organiser un séminaire sur-mesure totalement digitalisé. L’agence Tiveria est notamment leader sur le marché pour le mise en œuvre d’événement corporate sur-mesure et clé-en-main.
Une fois que vous aurez pris contact avec l’agence, faites-lui part de vos objectifs, des valeurs de votre entreprise, du message que vous souhaitez véhiculer à travers le séminaire en ligne. Définissez également un budget. L’agence vous fera des suggestions personnalisées en vous proposant par exemple des thèmes innovants, des activités qui vont des plus classiques aux plus tendances, tout cela dans le plus strict respect des directives que vous aurez fournies en amont. Votre interlocuteur tiendra également compte des supports utilisés par les participants (ordinateur, Smartphone…) pour être certain que chacun pourra apprécier la journée sans être limité par les contraintes techniques.
Les séminaires sur ordinateur et donc à distance sont parfaitement organisables, que vous souhaitiez mettre l’accent sur la communication, la créativité, la compétitivité à l’échelle collective ou sur d’autres notions. Faites-vous épauler par une agence expérimentée qui vous fera profiter d’une expérience novatrice !